Stabil utrulling av forretningssystem

Selskapet, som operer innen elektronikkbransjen, opplevde store forstyrrelser i forbindelse med skifte av forretningssystem på ett av de nordiske markedene. Når turen til å innføre forretningssystemet kom til det svenske datterselskapet, tok man lærdom av de tidligere feilene, og benyttet seg av velprøvde leanmetoder for å få en stabil og sikker utrulling.

Prosjektet kan deles inn i tre faser der den første fasen hadde som mål å tilpasse de interne prosessene til det nye systemet.

Nøkkelaktiviteter i den første fasen

• Visuell prosjekstyring med fysiske tavler og digitale skjermer
• Daglig styring og oppfølging av prosjektoppgaver
• Opprettelse av test- og treningssenter
• Taktstyrt systemtesting med oppfølging og korrigerende tiltak hver time
• Stakeholder-, Change impact- og Change readiness-analyser
• Treningsprogram i fire moduler, fra prosessforståelse, systemtrening og rolletrening
• Train-the-trainer-program for samtlige ledere og Superusers i organisasjonen
• Verdistrømsanalyser av kritiske prosesser
• Utarbeiding av målbeskrivelser og nedbrytning av KPI’er på delmål i forbindelse med utvikling av et nytt BI-system

Nøkkelaktiviteter i den andre fasen

Den andre fasen omfattet den kritiske Go-Live-perioden samt hyper care-perioden direkte etter implementeringen.

• Opprettelse av Go-Live-modell
• Opprettelse av ”war room”
• Opprettelse av Exit-kriterier (definerer når hyper care-perioden avsluttes)
• Monitorering av den daglige driften på samtlige avdelinger
• Eskalerings- og delegeringsstruktur
• Visuell daglig styring av kritiske nøkkeltall

Nøkkelaktiviteter i den tredje fasen

Den tredje fasen, den såkalte stabiliseringsfasen, hadde som mål å sikre retur til normal drift.

• Etablering av kundeundersøkelser
• Etablering av medarbeiderundersøkelser
• Opprettelse av introduksjons- og trenignsprogram for nye medarbeidere
• Coaching av ledere og team
• Verdistrømsanalyse av kritiske prosesser
• Prosjektavslutning og prosjektoverlevering til mottakende organisasjon