Selskapet, som operer innen elektronikkbransjen, opplevde store forstyrrelser i forbindelse med skifte av forretningssystem på ett av de nordiske markedene. Når turen til å innføre forretningssystemet kom til det svenske datterselskapet, tok man lærdom av de tidligere feilene, og benyttet seg av velprøvde leanmetoder for å få en stabil og sikker utrulling.
Prosjektet kan deles inn i tre faser der den første fasen hadde som mål å tilpasse de interne prosessene til det nye systemet.

Nøkkelaktiviteter i den første fasen
- Visuell prosjekstyring med fysiske tavler og digitale skjermer
- Daglig styring og oppfølging av prosjektoppgaver
- Opprettelse av test- og treningssenter
- Taktstyrt systemtesting med oppfølging og korrigerende tiltak hver time
- Stakeholder-, Change impact- og Change readiness-analyser
- Treningsprogram i fire moduler, fra prosessforståelse, systemtrening og rolletrening
- Train-the-trainer-program for samtlige ledere og Superusers i organisasjonen
- Verdistrømsanalyser av kritiske prosesser
- Utarbeiding av målbeskrivelser og nedbrytning av KPI’er på delmål i forbindelse med utvikling av et nytt BI-system
Nøkkelaktiviteter i den andre fasen
Den andre fasen omfattet den kritiske Go-Live-perioden samt hyper care-perioden direkte etter implementeringen.
- Opprettelse av Go-Live-modell
- Opprettelse av ”war room”
- Opprettelse av Exit-kriterier (definerer når hyper care-perioden avsluttes)
- Monitorering av den daglige driften på samtlige avdelinger
- Eskalerings- og delegeringsstruktur
- Visuell daglig styring av kritiske nøkkeltall
Nøkkelaktiviteter i den tredje fasen
Den tredje fasen, den såkalte stabiliseringsfasen, hadde som mål å sikre retur til normal drift.
- Etablering av kundeundersøkelser
- Etablering av medarbeiderundersøkelser
- Opprettelse av introduksjons- og trenignsprogram for nye medarbeidere
- Coaching av ledere og team
- Verdistrømsanalyse av kritiske prosesser
- Prosjektavslutning og prosjektoverlevering til mottakende organisasjon
Noen av resultatene
- En stabil implementering uten at kundene ble påvirket
- Trygg mottakerorganisasjon med stort eierskap til forandringen
- Vedvarende kvalitet og leveransepresisjon til kunde
- Produktivitet tilbake på samme nivå etter 6 måneder, og på nytt målnivå etter 12 måneder