Bratt læringskurve og tydelige resultater med Produktivitetsspranget

Man må sikre seg involvering og deltakelse fra toppledelsen og motivasjon for å delta blant tillitsvalgte og øvrige ansatte. Vær nøye med å strukturere opp arbeidet fra begynnelsen.
-Hallvar Barlaup
Utviklingsleder og Lean Koordinator Hallvar Barlaup mener gjennomføringen av første verdi-strømsanalyse i bedriften ga et gjennombrudd for Produktivitetsspranget og læreprosessen hos Brødrene Midthaug.
Barlaup og hovedtillitsvalgt Kennet Brekke diskuterer detaljer i det nye ordrebehandlingssystemet. Kennet Brekke er hovedtillitsvalgt med klargjøring av varer etter varmforzinking og før pulverlakkering samt med innkjøp. Han er også med i den ene av to pilotgrupper i fase 2 av produktivitetsspranget, «Struktur og flyt på pulverlakken»

Bratt læringskurve og tydelige resultater etter oppstarten

Brødrene Midthaug er et godt eksempel på at også bedrifter som ikke har dyp Leankompetanse fra tidligere, kan ha stor nytte av å delta i Produktivitetsspranget. Utviklingsleder Hallvar Barlaup deltok i et inspirasjonsseminar i Stockholm for fire år siden. Dermed begynte ballen å rulle.

Selskapet er Norges største produsent av trapper, rekkverk og balkonger, og har hovedkontor og produksjon på Kleive i Molde.

 I tillegg til hovedbasen har de egne regionskontor for salg, prosjektledelse og montasje i Trondheim, Kleive, Ålesund, Nærbø, Kløfta og Kapp. Fire av regionskontorene er med i piloten i Produktivitetsspranget.

– Det at vi har valgt å involvere avdelinger som er såpass spredt, gjør det litt mer komplisert for oss å delta. I tillegg har hovedkontoret og produksjonsanleggene her på Kleive en litt krevende form. Vi er spredt på flere bygg på en tomt som egentlig ikke er tilrettelagt for en produksjonsbedrift. Dette må vi forholde oss til når vi organiserer vår pilot i Produktivitetsspranget, forteller Hallvar Barlaup, Leder for Utvikling og Lean-koordinator i bedriften.

Startet fra grunnen av

Brødrene Midthaug er et eksempel på at også bedrifter som ikke har kjennskap til Lean eller systematisk kontinuerlig forbedring, kan ha stor nytte av å delta i Produktivitetsspranget.

– I vårt tilfelle startet det med at jeg deltok på et seminar i Stockholm for ca. fire år siden. Der hørte jeg Hans Reich sitt inspirerende foredrag om det svenske Produktionslyftet. Jeg tenkte med meg selv at dette skulle vi hatt i Norge, forteller Barlaup.

Et par år senere dukket akkurat den muligheten opp. Produktivitetsspranget, som er den norske varianten av Produktionslyftet, ble presentert ved Lean Forum Nordvests årskonferanse våren 2018. En stor gruppe fra Brødrene Midthaug deltok. Entusiasmen smittet, og da det ble åpnet for å søke om å delta som pilotbedrift, var Brødrene Midthaug raskt ute.

Ingen Quick Fix

Læringskurven siden oppstart i fjor høst har vært bratt. Fire medarbeidere, deriblant daglig leder, har deltatt på Lean grunnutdanning ved Chalmers tekniske høgskole i Göteborg, prosjektgrupper er etablert ved hovedkontoret og fire regionskontor. I tillegg er det etablert en styringsgruppe. Totalt er ca. 25 personer i bedriften involvert i pilotprosjektet.

– Det å delta i Produktivitetsspranget er ingen Quick Fix på utfordringer som oppstår i daglig drift. Dette krever egeninnsats, til tider langt mer enn det vi var forberedt på, men slik er det. Vi er fast bestemt på at vi vil utvikle oss videre. I likhet med de fleste virksomheter i SMB-segmentet i Norge, kjemper vi i et krevende marked. Innovasjon og forbedring er områder der det er helt nødvendig å satse, sier Barlaup.

Siden bedriften hadde minimal kjennskap til Lean, har de hatt behov for å bygge opp kompetanse i hele prosjektgruppa. Siden oppstarten har de fått jevnlig trening med Jan Granaas fra C2U i tillegg til kurs på Chalmers for de fire.

Gjennombrudd med verdistrømsanalyse

Barlaup opplever at det store gjennombruddet kom våren 2019 med workshopen over tre dager der Verdistrømsanalyse (VSA) var tema.

– Vi tok utgangspunkt i administrative prosesser gjennomgikk flyten fra kundens ordrebekreftelse til oppstart av konstruksjon og videre til relasjonen mellom konstruktør og prosjektleder for gjennomføring av leveransen.

– Paula Braun fra C2U gjennomgikk teorien bak verdistrømsanalysen og klargjorde denne på en svært tydelig måte. I løpet av de tre dagene fikk vi på plass både bedre begrepsforståelse og helhetssyn, samtidig som vi fikk svar på veldig mange «hvorfor?», sier han.

Analysen avdekket flere forbedringsområder vi kan agere på og munnet ut i en handlingsplan for de neste 90 dager. Øvelsen førte til at vi kunne se flere prosesser som en helhet. Samtidig fikk vi oversikt over hvordan handlingsplanen kan lede oss fram til en bedre hverdag.

– Nå skal vi sju som deltok i workshopen, følge opp med å lede hvert vårt forbedringsområde som vi kom fram til gjennom VSA.Vi ser også for oss å bruke det vi nå har lært til å gjennomføre tilsvarende verdistrømsanalyser i egen regi på andre deler av vår leveransekjede. Et slikt tiltak er å utvikle nye, produktspesifikke sjekklister som del av konstruksjonsunderlaget i produksjonsprosesser, forteller Barlaup.

Mål å øke leveransepresisjon

Et konkret og tidsatt mål er å øke leveransepresisjon (riktig produkt til rett tid) for en bestemt produktgruppe. Også konstruksjonsavvik blir målt. Som en del av prosjektet er det innført produktgruppemøter, som faste møter der avvik blir rapportert og fulgt opp.

Avdelingene tar gradvis i bruk nye verktøy som A3, oppdaterte flytskjema og handlingsplaner. Alle disse tiltakene er ledd i arbeidet med å spre kunnskap om nye arbeidsmåter i hele organisasjonen, dele læringsutbyttet fra prosjektet og skape involvering blant alle ansatte.

Siden avdelinger på fire ulike lokasjoner er med i prosjektet hos Brødrene Midthaug, valgte bedriften tidlig å satse på digital styring og kommunikasjon i prosjektet. IT-avdelingen har utviklet egne dashboards og andre verktøy for informasjonsdeling. Dashboards som følger opp mål i handlingsplan og produksjonsplan er knyttet til ERP-systemet og oppdateres automatisk på timebasis.

– Hvilke utfordringer har dere støtt på så langt i prosjektet?

– Vi har ingen utfordringer som vi ikke var forberedt på. De største har med arbeidskapasiteten å gjøre. Siden alle deltakerne har sine daglige arbeidsoppgaver og ansvarsområder i driften, forutsetter prosjektet at de er villig til å ta på seg noe ekstra. Det ser ut til å gå veldig bra.

Jeg opplever rollen som Lean koordinator som svært krevende og utfordrende men også spennende og utviklende. Rollen favner veldig vidt og krever blant annet at jeg hele tiden kan følge med tett på utviklingsprosessen.

Alt i alt har prosjektet så langt ført til at vi utvikler et bedre samarbeid mellom avdelinger og internt i avdelinger. Det skaper positive holdninger og positive bidrag til organisasjonskulturen, og jeg får ukentlige bekreftelser på at initiativet blir godt mottatt, sier Barlaup.

«Midthaug prinsipper»

Prosjektgruppa tok seg god tid med å definere hvordan arbeidet skulle organiseres, roller, møtestruktur, rapportering og samarbeidsformer. Sammen utarbeidet de føringer for hvordan organisasjonen skulle jobbe, både ved forbedringer, samarbeid og individuelt arbeid. Disse føringene har de ganske enkelt kalt «Midthaug prinsipper» I ettertid har dette vist seg å være en god investering. Prinsippene er visualisert ved hjelp av plakater som er spredt bredt i organisasjonen og gjennomgått i møter. Dette bidrar til å forankre prosjektet i organisasjonen og gjør det enklere å kontrollere at man følger oppsatt plan og er på rett kurs.

– Hvilket råd ville du gi andre SMB’er som vurderer å bli med i neste runde av Produktivitetsspranget?

– Det er viktig å være klar over at dette koster tid og krefter. I tillegg må man sikre seg involvering og deltakelse fra toppledelsen og motivasjon for å delta blant tillitsvalgte og øvrige ansatte. Vær nøye med å strukturere opp arbeidet fra begynnelsen. Dette blir ikke bedre enn vi gjør det til selv. Er man i stand til å gjennomføre slike få grunnleggende grep, vil jeg absolutt anbefale å gå i gang, sier Hallvar Barlaup.

Ja takk, jeg ønsker å bli kontaktet.
Ja takk, jeg vil motta aktuelle oppdateringer fra C2U ca 1 gang per måned.
Se vår personvernpolicy