C2U konsulentprofil: Predrag Popovic

– Presist språk og tydelig kommunikasjon er grunnlaget for all utvikling i organisasjoner.

Om Predrag

Faglig bakgrunn:

Siv.Ing. Maskin, Produksjon og kvalitetsteknikk fra NTNU

Fordypningsområder i C2U

  • Lean Filosofi
  • Lean metode
  • Lean verktøy
  • Leder-coaching

Personlig

  • 36 år
  • Vokst opp i Trondheim. Født i Sarajevo

Erfaring før C2U

  • Utveksling Politecnico di Milano, Italia og TU Delft, Nederland
  • Yara UK
  • Posten Norge

Særlige faglige interesser: Leder- og organisasjonsutvikling, verdikjedestyring og logistikk

Personlige interesser: Idrett, basketball og friluft. Mye litteratur, både faglig og skjønnlitteratur. Interessert i språk og kommunikologi, eller studiet av struktur og dynamikk i kommunikasjon og endring.

Kommunikasjon er aldri bare språklig. Vår forståelse av kommunikasjon er viktig både for å motta og formidle et budskap. Presis språkbruk er nødvendig for å motivere til endring og dermed for å skape endringer fra dagens situasjon, sier Predrag.

Hvorfor god kommunikasjon er viktig i jobben som konsulent og veileder, mener han sier seg selv.

– Jeg vil påstå at enhver kommunikasjon er en form for endring og enhver endring er en form for kommunikasjon. Vårt utgangspunkt er alltid et faktagrunnlag og vi jobber alltid mot kvantifiserte mål. For å finne veien til målet må alle involverte tolke og forstå den veien slik at de finner en indre motivasjon til å gå den. Jeg møter sjelden uenighet i selve målet for oppgaven, men det er ofte mange meninger om hva som er den beste veien for å nå det.

– Hvordan kan du omgjøre denne kunnskapen til praktisk Lean-arbeid?

– Det er alltid flere involverte interessenter i et prosjekt og i en organisasjon. Det kan være kunder, ansatte, ledere og eiere. Vi havner ofte i en, kanskje noe bisarr, situasjon der ulike parter har samme mål men ikke alltid samme interesser og motivasjon.

Postens ledere er noen av de aller beste jeg har jobbet med. De viderefører den 15-uker lange sprinten vi startet sammen til en langsiktig maraton de selv driver.

Slik er virkeligheten, men det at lederen klarer å samle alle rundt et felles mål samtidig som hun forstår at det må skje basert på medarbeidernes egen motivasjon, er uhyre viktig. Det er kanskje det som er «nedenfra og opp» ledelse?

I Posten og Bring jobbet vi for eksempel med intensive 15-ukers Lean mini-transformasjoner, og det sier seg selv at slike intensive, krevende prosjekter krever at alle involverte parter ser hensikten med arbeidet, sier han.

– 15 uker er jo kort tid for å gjennomføre varig endring. Hvilke resultater oppnådde dere?

– I gjennomsnitt oppnådde de ansatte og den lokale ledelsen 15 – 25% produktivitetsøkning på de enhetene vi støttet. Men hele poenget med Lean er jo at det ikke er et prosjekt eller en «plug and play» arbeidsmåte.

Lean er en evigvarende tilstand der man søker etter forbedringer. En slik tilstand oppnår man ikke i løpet av 15 uker, men man kan legge et godt grunnlag. Postens ledere er noen av de aller beste jeg har jobbet med. De viderefører den 15-uker lange sprinten vi startet sammen til en langsiktig maraton de selv driver.

– Hva mener du må til for å skape varig forbedring?

– Ærlighet overfor problemene organisasjonen møter og disiplin og utholdenhet til å stå i løsningene, fra de store endringene til de mindre. Enten det gjelder å holde standardene oppdatert, gå daglige forbedringsrunder eller andre daglige forbedringsaktiviteter. Det gjelder alle, fra operatører til ledere, og det krever en særdeles god struktur og oppfølging.

Se gevinster

Jeg blir fascinert over alle ulike problemer jeg møter hos forskjellige bedrifter, og hvordan de samme prinsippene kan løse problemene, sier Predrag.

– Vil du kalle deg en god menneskekjenner?

– Det er nok å ta litt hardt i, men jeg har innsett at jeg må kunne knytte kontakt med mennesker på forskjellige plan. Når jeg er i oppdrag, er jeg nøye med å snakke med mennesker som er involvert, stille spørsmål, tolke svar og lytte aktivt.

– Gir det resultater?

– Jeg mener det er en forutsetning for å skape resultater. God kommunikasjon og god menneskeforståelse er ofte fellesnevneren for å lykkes, sier Predrag.

Typiske utfordringer

Hvilke typiske utfordringer og forbedringsmuligheter ser du innenfor området lager og logistikk?

– Variasjon. Variasjon i seg selv er ikke et problem, det er som regel en omstendighet og en virkelighet vi må forholde oss til. Det er måten en organisasjon responderer på variasjonen de møter på, som kan være problematisk. Er det ikke samsvar og tydelighet mellom avdelingene i informasjons- eller materialflyten for eksempel, vil det forvirre og komplisere og til slutt ende i kaos. Jeg tror nøkkelen til kvalitet ligger i å bryte ned verdistrømmen, gjøre det så enkelt som mulig å holde oversikt og skape gode rutiner for å håndtere avvik, sier han.

– Hva mener du med å bryte ned i dette tilfellet, kan du være mer spesifikk?

– Det er å bryte ned verdistrømmen i enkeltdeler i alle prosesser, slik at prosessene kan defineres, standardiseres, måles og følges opp. Det skaper oversikt og innsikt og dermed motivasjon hos medarbeiderne og en organisasjon som fungerer bedre.

For å forbedre noe må man kunne måle det, og store forbedringer starter med de små, ledd for ledd. Jeg tror ikke jeg har vært på noen prosjekter der prestasjonsstyring ikke har vært essensielt, fra Posten og Bring, Kolonial.no til Hydro. Alle viser at det å innføre systemer for prestasjonsstyring og kontroll på verdikjeden eller prosesser, skaper økt produktivitet og bedre resultater, samtidig som medarbeiderne trives bedre fordi de ser resultater av jobben de gjør.

Når man forstår prinsippene for god prestasjonsstyring og legger denne forståelsen til grunn for hvordan man jobber, fører det til forbedring. Det gjelder nesten uten unntak, sier Predrag.

Ny teknologi i forbedringsarbeid

– Digitalisering og automatisering er jo tema som er høyst aktuelle for logistikk og lager. Hvordan kan ny teknologi tas i bruk som forbedringsverktøy her, mener du?

– For å kunne utnytte digitalisering og automatisering til sin fordel, må man forstå at slik teknologi først og fremst er verktøy. Verktøyene er aldri prinsipper for god styring, verken av lager og logistikk eller andre funksjoner i en organisasjon. Tvert om, prinsippene for god flyt og effektivitet er de samme som de alltid har vært.

– Å misforstå hva digitalisering egentlig går ut på, kan fort skape nye problemer framfor å løse de gamle. Tesla er kanskje et godt eksempel på dette, noe Elon Musk selv har reflektert over.

Når det er sagt så åpner automatisering av lager og logistikk uante muligheter for det som kreves i dag, nemlig responsive, fleksible verdikjeder som møter kundenes individuelle og ofte lite forutsigbare ønsker og behov. Organisasjoner som kommer til å lykkes i framtiden, vil være de som automatiserer sine virksomheter, og som gjør det på en riktig og gjennomtenkt måte, altså underlagt Lean-prinsippene.

– Hvis vi forenkler perspektivet for forbedringsarbeidet innen lager og logistikk og sier at det dreier seg om produktivitetsforbedringer, hva vil du si er viktig for å skape verdi for kunden?

– Det er viktig å forstå både kundens behov og den enkelte medarbeiders behov. Med det mener jeg å sette seg inn i kundens ståsted, se den enkelte medarbeiders rolle i systemet og gjøre arbeidsdagen enklere, samtidig som vi klargjør mål og forbedringsmuligheter.

For å kunne utnytte digitalisering og automatisering til sin fordel, må man forstå at slik teknologi først og fremst er verktøy. Verktøyene er aldri prinsipper for god styring, verken av lager og logistikk eller andre funksjoner i en organisasjon.

– Hva trigger deg mest i rollen som konsulent?

– Jeg blir fascinert over alle ulike problemer jeg møter hos forskjellige bedrifter, og hvordan de samme prinsippene kan løse problemene. Det er fascinerende. Å utvikle ledelsen i organisasjonen, også: Det som er spesielt utfordrende og interessant ved å jobbe med lederrollen, er å forene mennesker mot et felles mål og mot det å levere verdi. Det å bygge systemer som tilrettelegger for at folk kan gjøre jobben sin enklest mulig og skape resultat for bedriften, er givende.

– Hva er din rolle i slike situasjoner?

– Jeg forsøker å innta et meta-perspektiv så mye som jeg kan, observere og formidle mitt resonnement og mine synspunkter så nøytralt som mulig. Mitt resonnement og mine synspunkter er aldri fasiten, men er triggere til sammen å komme frem til en riktig løsning. Slik kan jeg bidra til å skape et felles utgangspunkt og en mulighet for organisasjonen til å komme videre.

– Og hva er det mest givende oppdraget du har hatt?

– Uten tvil lagersjef-rollen jeg hadde på Kolonial.no, gjennom det partnerskapet C2U Group har med Kolonial.no. Det å kunne bidra, sammen med den gjengen som er der i dag, til å bygge et fundament for en organisasjon, utvikle min ledergruppe og bidra til den utrolige reisen Kolonial.no har hatt, har vært uvurderlig, sier Predrag.