Fra brannslukking til systematisk kvalitetsarbeid

Du leverer kvalitet når du leverer det kunden forventer å få. Du leverer i tråd med spesifikasjoner du har kommet overens med kunden om å følge. Før du som leverandør er klar for å vurdere om du er i stand til å levere med kvalitet, må du altså sørge for å ha en avtale eller kontrakt med kunden.

Når du har en slik felles forståelse om hva som skal leveres, vet du også hvilke KPI’er som må på plass for at du som leverandør skal være i stand til å levere i samsvar med kontrakt.

Gode KPI'er

Det er to veier å gå for å sette gode KPI’er:

Grunnlaget for gode KPI’er finner du gjerne i de fem påvirkbare innsatsfaktorene Management, Man, Method, Machine og Material. Begynner du med disse, har du det beste utgangspunkter for å finne relevante mål å styre etter.

Brannslukkingsmodus

Et sikkert kjennetegn på at dere styrer mot brannslukkingsmodus, er at dere løper etter de resultatene kunden sier at han savner. Dere leverer ikke i samsvar med spesifikasjon eller til avtalt tid. Likevel prioriterer dere som ledere brannslukkingen og premierer medarbeidere som gjør det samme. Aller tydeligst blir dette i tilfeller der dere faktisk ikke har en strategi.

Når ledelsen ikke jobber systematisk med å unngå flaskehalser, havner dere lett i en slik situasjon. Da er det er spesieltviktig å gjennomføre en VSM (Value Stream Mapping) og introdusere de ICCM-verktøy (In control, capable and maintain) som trengs for å minimere eller eliminere flaskehalsene. Er du først i en tilstand der du løper etter alle problemer uten hensyn til prioritering og jobber med problemløsning der problemet oppstår og når det oppstår,  mangler du en strategi for kvalitetsarbeidet. Du er i brannslukkingsmodus.

Vi jobber med ledelsen

For å hjelpe en virksomhet å komme videre fra et dårlig utgangspunkt, jobber vi med ledelsen, vi coacher og peker på virkemidler og metoder som må komme på plass for at teamet skal kunne jobbe systematisk og bli i stand til å levere varer og tjenester med riktig kvalitet. Vi bygger en kultur for systematiske arbeidsmåter.

Morgenmøtet

Alle virksomheter har en arena som er perfekt som plattform for å skape en systematisk arbeidsform, nemlig møter. Et typisk møte er morgenmøtet, der teamet gjennomgår status og planer for dagen. Ledelsen må her fokusere på metode framfor problem. Med andre ord, hvis en deltaker i møtet rapporterer et problem i driften eller i et spesifikt kundecase, skal du som leder spørre: Hvilken metode vil du bruke for å løse problemet? Som vi sier: ”Don´t play with your problems – kill them”.

Det er ved å vise tydelig hvilke resultater du vil oppnå og hva du forventer av medarbeiderne, at du gjør møtet til den perfekte arena for forbedringsarbeid. Møter som brukes riktig, er ikke bortkastet tid. Derimot ser vi i mange virksomheter at det avtales utrolig mange  møter hver dag. Da klarer man ikke å komme seg opp på riktig nivå for å drive kvalitetsarbeid. Det blir for mange møter, og de tar så mye tid at man kjører seg fast.

Skap tilgang på tid

Det dere må få oversikt over, er: Hvilke møter er de viktigste. Sørg så for å standardisere disse møtene og legg dem til starten av dagen. Ingen andre aktiviteter eller uforutsette hendelser får være så viktige at de legitimere å avbryte møtet. Da får du tid til å engasjere deg i de viktigste oppgavene. Det er en forutsetning at alle som deltar i møtet, stiller godt forberedt. Ved å stille krav til møtedeltakerne og holde deg til en stram prioritering, befester du morgenmøtet som en viktig institusjon der grunnlaget legges for kvalitet i produksjon og leveranser. Lederteamet blir en pådriver i kvalitets- og forbedringsarbeidet.

Fakta og informasjonsgrunnlag

Hvilke fakta trenger vi? Hvilket informasjonsgrunnlag må vi ha for å kunne drive systematisk kvalitetsarbeid? Det er to ganske kompliserte spørsmål som det ikke finnes et enkelt svar på. Det første du som leder må gjøre, er å skaffe deg overblikk over hvordan organisasjonen jobber i dag, nåsituasjonen.

Slik oversikt oppnår du dels ved å iaktta, dels ved å intervjue medarbeidere på ulike steder i organisasjonen. Bruk møtene, men gjør også dine egne observasjoner og notater for å få oversikt over hvordan dere jobber i dag. Når du har oversikt, kan du også stille kontrollspørsmål for å underbygge eller endre oppfatningen av hvor dere står. Tenk etter kjernespørsmål som: Leverer vi god nok kvalitet? Er rutinene og metodene våre gode nok? Det er et krevende arbeid, men det gir et svært godt bilde av organisasjonen og hvordan hver enkelt avdeling jobber.

Angrip risiko med gode løsninger

Ved å angripe risikopunktene med gode løsningsmetoder som en FMEA, vil du eliminere eller minimere risiko for feil, problemer og unødvendige kostnader. Som neste skritt kan du koble på en kontrollplan, der du på grunnlag av kartlagte risikoer kan se hva du må kontrollere for å sikre at produksjonen går som den skal. En sentral suksessfaktor er å skape svært tydelige standarder. Benytt lettfattelige oversikter og bilder som viser hva den enkelte skal gjøre, hvordan og hvorfor.

Baseline og sjekklister

En baseline viser hvordan produksjonen fungerer optimalt. Den gjennomgås ved hvert skiftbytte, eller med et tidsintervall dere selv bestemmer i tilfeller der dere ikke jobber skift. Ved gjennomgangen forsikrer teamet seg om at det ikke har oppstått avvik fra optimal kvalitet eller baseline.

Senere setter dere opp en sjekkliste der dere sjekker av innen dere starter ny produksjon. Registrerer dere avvik, kan dere iverksette en OCAP, Out Of Control Action Plan, som viser de stegene som skal tas dersom avvik oppstår. Ethvert team som er involvert i produksjonen, vil da vite hvordan de skal behandle avvik.

Lean og kontinuerlig forbedring

Det er ikke viktig å bruke begrepet ”Lean”. Det som er beskrevet her, er hvordan dere kan praktisere kontinuerlig forbedring. Lean er ikke en metode eller prosess, det er en filosofi som handler om å skape stadig bedre forutsetninger i en produksjon, for dermed å oppnå best mulig resultat til lavest mulig kostnad.

Ja takk, jeg ønsker å bli kontaktet.
Ja takk, jeg vil motta aktuelle oppdateringer fra C2U ca 1 gang per måned.
Se vår personvernpolicy