Oppnå gode resultater av forbedringsarbeid ved å samarbeide med leverandørene

Vi skiller ofte mellom reaktiv og proaktiv leverandørutvikling. Mens reaktiv leverandørutvikling ofte er slik at du som kunde reagerer når en feil har oppstått, handler proaktiv leverandørutvikling om å utvikle leverandørens kompetanse, samarbeide om innovasjoner og redusere risiko for feil og mangler i hele verdikjeden.

Her ser vi på hvordan du som ansvarlig for relasjonen til bedriftens leverandører kan planlegge for å skape et godt forhold kunde – leverandør, og hvordan du kan bruke resultater av dette arbeidet til å gjøre egne forbedringer. God kommunikasjon, klare betingelser og klare spesifikasjoner av den avtalte leveransen er grunnpilarene i ethvert kunde-leverandørforhold. Du unngår støyen og behovet for brannslukking som lett oppstår når du har mottatt et produkt eller en tjeneste med avvik.

Partner i C2U Group, Jonas Nilsson

God kommunikasjon er alfa og omega

Du bør aldri undervurdere hvilken betydning det å kommunisere på en forståelig måte har for å øke kvaliteten i eget arbeid og bidra til resultatforbedring for kunden. Som bestiller vet du som regel hvilke komponenter som er spesielt krevende å levere med god kvalitet. Du må sørge for at dere har rutiner som gjør at denne informasjonen blir formidlet til leverandøren før leveransen skal starte.

Har du åpne kanaler og kontinuerlig dialog med leverandøren, er det enklere å unngå feilleveranser og problemer som skyldes misforståelser og uklarheter. Det samme gjelder den andre veien. Hvis leverandøren har problemer med å levere med den kvaliteten du har spesifisert, må han formidle dette uten opphold.

Innkjøpskompetanse

Vår erfaring fra prosjekter der vi blir hentet inn for å bistå i utvikling av kunde-leverandørforhold, er at årsaken til uklarheter og problemer ofte ligger hos bestilleren. Der rammebetingelsene for leveransen er uklare, ser vi ofte dårlig dialog og misforståelser, utviklingen av feil, mangler og redusert kvalitet  har begynt å rulle. Det er derfor du bør jobbe kontinuerlig for å opprettholde bestillerkompetanse i deres egen innkjøpsorganisasjon.

Når du vil skape et godt utgangspunkt for samarbeid som gir gode resultater og høy kvalitet, bør du sørge for å ha en god spesifikasjon som gjør det helt klart både for leverandøren og dine egne medarbeidere hva som skal leveres. Du bør også teste spesifikasjonen ved å diskutere den internt. Da kan du få større sikkerhet for at leveransene du mottar, tilfredsstiller helt nødvendige krav i den avdelingen eller det produksjonsleddet som skal  benytte artiklene eller tjenestene som leveres.

Krav til kvalitet

Hvis spesifikasjonen gjelder artikler til produksjonen deres, vil spesifikasjonen typisk inneholde detaljer om kvalitetskrav og marginer leverandøren må holde seg innenfor. Det er her du gjør det tydelig hvilke premisser som gjelder for samarbeidet og legger grunnlaget for et godt kunde-leverandørforhold.

Eksempel fra kjøretøy-industrien

For å gi et eksempel på hvordan vi konkret jobber med leverandørutvikling, vil jeg gå til  kjøretøyindustrien, som jeg har lang erfaring fra. Her stilles det strenge krav til produsenter og leverandører som er mellomledd i leveransekjeden. I tilfeller der leverandøren ikke har hatt nødvendige prosesser og metodikk på plass, har vi rettet oppmerksomheten mot de metodene leverandøren benytter.  Vi har gitt veiledning om nødvendige forbedringer, slik at leverandøren ble i stand til å levere med nødvendig kvalitet.

Kunden har innsyn

I kjøretøyindustrien finner vi mange eksempler på underleverandører og kunder som jobber godt i takt. Kunden har innsyn i leverandørens prosesser og rutiner, og kan raskt og proaktivt gi råd om hvilke endringer som må gjøre for å unngå feil, stopp eller mangler i sluttproduktet. I tilfelle der leverandøren skal utvikle og produsere krevende komponenter, kan det naturlig nok bli spesielt krevende å holde seg innenfor de kravene kunden stiller i sin spesifikasjon.

Når vi i C2U går inn i et prosjekt for å bistå med forbedringer i konkrete utfordringer i samarbeidet mellom kunde og leverandør, tar vi utgangspunkt i en nåsituasjon. Vi kartlegger alle relevante fakta som kan knyttes til den eller de komponentene produsenten leverer til kundens produksjon, ved å bruke analyseverktøy og holde resultatet av analysene opp mot vår erfaringsbaserte kunnskap, kan vi beskrive nødvendige endringer og stille krav til endringene de må gjennomføre.

Vi hjelper til med å utforme krav

Det vi som rådgivere kan gjøre i en slik situasjon, er å hjelpe kunden med å utforme krav til leverandøren. Dette er en mye bedre tilnærming enn om vi skulle komme inn på etterskudd for å gjøre en revisjon. I det siste tilfellet har vi et reaktivt utgangspunkt, der det allerede kan ha oppstått store utfordringer i relasjoner, leveransekvalitet og til syvende og sist i kvaliteten på det produktet sluttkunden mottar.

Dette er også et eksempel på at du som kunde kan ta fatt i utfordringen ved å invitere leverandøren din til å se og lære din egen produksjon, se hvordan leverandørens komponenter benyttes der. Da kan leverandøren lettere forstå hvorfor de konkrete kravene stilles og hva som blir konsekvensen når de ikke overholdes. I mange tilfeller ser vi at en slik erfaringsutveksling i seg selv fører til forbedring.

På samme måte går vi ofte inn hos leverandørens organisasjon. Si at du har funnet at en av dine leverandører har repeterende feil i enkelte komponenter, eller du stadig opplever misforståelser og forsinkelser. I slike tilfeller kan du og din leverandøren avtale en uavhengig analyse for å finne rotårsaken til problemet. Det viser seg at når kunde og leverandør samarbeider om å finne rotårsak til og utbedre feilen, oppnår begge parter aller best resultat og varige forbedringer. De mest relevante måleparametrene for å fastslå faktiske forbedringer i dette bildet, er antall feil og avvik fra spesifikasjon, samt leveransepresisjon. Begge kvalitetsparametre måles på en unik artikkel.

Ja takk, jeg ønsker å bli kontaktet.
Ja takk, jeg vil motta aktuelle oppdateringer fra C2U ca 1 gang per måned.
Se vår personvernpolicy