Vær klar på hvor du vil med forbedringsarbeidet

– Forstå nåsituasjonen og vit hvor du skal! Samir Falfoul pekte på disse to forutsetningene som noen av de kanskje selvsagte, men ofte glemte forutsetningene for å lykkes med endringsarbeid. Når du vil bygge en plattform for kontinuerlig forbedring, bør du ha tenkt igjennom begge, oppfordret han deltakerne på C2Us frokost-workshop 5. desember
Ny workshop 23. januar

Meld deg på her

Senior konsulent Samir Falfoul brukte sin egen Lean-reise som basis for å gi råd om forarbeid og gjennomføring av det å bygge en plattform for kontinuerlig forbedring. Med selskapet han brukte som eksempel var han med på en åtte år lang prosess som ga gode resultater. Prosjektet hos selskapet hadde tre klart definerte mål:

  • Å løse en aktuell kundedrevet problemstilling
  • Ønsket om å bygge en ny kultur i selskapet
  • Ønsket om å bygge broer mellom interne siloer, skape grunnlag for bedre samarbeid mellom avdelinger

Lean-reisen tok åtte år

At det tok åtte år med strukturert prosjektarbeid for å utvikle en bedriftskultur der man var i stand til å drive kontinuerlig forbedring på en god måte, var tydelig en overraskelse for mange av deltakerne.

– Ha tålmodighet og unngå «Lean light». Endringsprosessen ta lang tid, sa Falfoul.

Ildsjeler og åpenhet for både å gi og ta imot råd og tips på tvers i organisasjonen viste seg å ha stor betydning for å lykkes – helt i tråd med teorien. Ledere og mellomledere merket raskt presset ved å skulle lede omstillingsarbeidet og samtidig ivareta sine vanlige oppgaver.

I det aktuelle tilfellet ble det raskt organisert hjelp i form av Lean ambassadører som kunne avlaste lederne i det praktiske Lean-arbeidet. Etter hvert fikk alle avdelinger en ambassadør som kunne jobbe minst 20 prosent av tiden med forbedrings- og utviklingsarbeid.

Workshopen 5. desember var den første av dette slaget i C2Us regi. Vi inviterte til en aktiv start på dagen med visse krav til egeninnsats og engasjement. Det ble tatt godt imot. Deltakerne satte pris på både muligheten til å utveksle egne erfaringer og å få faglig påfyll fra våre senior konsulenter, Paula Braun, Samir Falfoul og Jostein Moe.

Når floken oppstår

Paula Braun delte erfaringer fra et av sine oppdrag der utgangspunktet for forbedring ikke var det beste. Arbeidsplassen var preget av konflikter. Sykefraværet var høyt, trivselen lav. Arbeidet som ble utført, lå langt fra målene for både kvalitet og volum.

– Jeg valgte å gå inn med hovedvekt på å forbedre organisasjonens kundefokus og lagånden internt. Etter fire måneder hadde vi redusert ledetiden med 60 prosent, Holdningen blant de ansatte hadde begynt å endre seg, sykmeldte kom tilbake på jobb. Selv etter 2 år, da jeg besøkte virksomheten igjen, var den nye arbeidsorden fortsatt gjeldende, fortalte hun og oppsummerte hovedpunkter i det hun gjorde:

  • Se sammenhenger – hvorfor hadde problemet oppstått?
  • De som oppplever problemet sterkest, er de som har vært lenge i organisasjonen. Jeg måtte få fram deres opplevelse av situasjonen
  • Jeg er nøye med at det er organisasjonen selv som skal komme fram til løsningene, ikke tre løsninger ned over hodet på medarbeiderne.
  • Min rolle er å være spørrende og kartlegge hvilke signaler som kommer fra kundenes krav, fra balansering, standardisering osv.
  • Organisasjonen må selv bestemme hvilke problemstillinger de vil utrede først. Det handler om å lære sammen
  • Bruke PDCA (Plan – Do – Study – Act) og jobbe seg fram til rotårsaken til problemet
  • Skal man lære sammen, må man være villig til å feile sammen. Når man prøver å gjøre noe ingen har gjort før, må man ha aksept for å feile
Anbefalte innlegg