Våndan kring Lean verktyg

Reflektioner: Paula Braun

Nyss hemkommen efter några intensiva dagar med en organisation där uppgiften var att genomföra ett flertal kortare workshoptillfällen kring Lean-verktyg. PDCA, A3, Värdeflödesanalys, 5S, Standards och visualisering stod på agendan. Detta är ett tema som lösryckt, och utan riktigt sammanhang tar mig emot att hålla. Jag har frågat mig varför är det så? Vad är det som gör att det kryper i kroppen inför detta?

Jag uppskattar verkligen dessa verktyg! Dessutom känner jag att min erfarenhet har givit mig en förmåga att nyttja dem väl.  Utan dessa verktyg hade det varit svårt att åstadkomma de resultat vi haft förmånen av att få skapa tillsammans med våra kunder.

Min känsla av eget motstånd bygger på att fokusen på verktygen riskerar att ta överhanden från att förstå tankesättet och resonemanget bakom tillämpningen.

Tre artiklar

För att sätta denna workshop i sitt sammanhang, hittade jag tre olika artiklar som deltagarna fick läsa inför träningen. Den ena är en studie från ett pilotprojekt där de nyttjat Värdeflödesanalys som verktyg. Artikeln är författad som en vetenskaplig studie där Abstract fungerar som en inledande summering. I den summering går att utläsa att man i piloten lyckats korta ner processtiden med 5 minuter och 8 sekunder för processen ”insamling av data kring HIV:s spridning” inom olika geografiska områden. Målsättningen med projektet var att reducera tiden.

Insamlingen av data genomfördes på ett sätt som orsakade att dubbletter och fel utgjorde en väsentlig riskfaktor. Själva beslutsunderlaget blev fel! Varför då fokusera på minuter och sekunder?

Se-Veta och Agera tillsammans

Inte förrän man läst vidare en bit i texten går det att utläsa upptäckten av att insamlingen av data genomfördes på ett sätt som orsakade att dubbletter och fel utgjorde en väsentlig riskfaktor. Själva beslutsunderlaget blev fel! Varför då fokusera på minuter och sekunder?

Det grundläggande syftet med verktygen är att Se-Veta och Agera tillsammans, med kund och kvalitet i fokus. Något som tyvärr helt och hållet saknas i det beskrivna upplägget i artikeln.

Den andra artikeln med rubriken ”Lean handlar om att utveckla människor” refererade till Norska Mattilsynet, som också nyttjat Värdeflödesanalys. Vad de lyckats med är att öka kvalitén och samtidigt minska ledtiden. Samma verktyg som i föregående exempel, men så väldigt olika fokus.

Verktygen i sig är ett stöd. Det är i tillämpningen den verkliga skillnaden visar sig. Det syns inte på ett papper eller i en rapport. Det syns i ögonen på de som utforskar sin vardag ur nya perspektiv

Förbättra och utveckla verksamheten bortom problemlösningsverktygen

Den tredje artikeln, författad av kollegan David Verble, tar fäste på att bygga en kultur för förbättring. Davids artikel utgör ett viktigt bidrag för att lyfta uppdraget om att förbättra och utveckla verksamheten bortom problemlösningsverktygen. Vet de organisationer som ber oss konsulter hålla i Lean verktygsträning verkligen vad de frågar efter? Ansvaret på oss tränare och konsulter som utför utbildningen vilar tungt. Från sparade minuter och sekunder till förmågan att lära. Vad ska och bör vi bidra till? Men främst, vad bör vi inte bidra till!

Verktyg som kan utveckla förmågan att strukturerat experimentera och lära tillsammans, faktabaserat och systematiskt gör underverk i verksamheter. Det som kommer att vara skillnaden mellan att hjälpa eller stjälpa är främst två faktorer:

  1. Samspelet och utvecklingen tillsammans med ledningen parallellt med övriga insatser
  2. Förmågan hos oss tränare att hantera den pedagogiska utmaningen att utveckla människor i uppdraget. Våga lita på att de vill och kan. Låta dem pröva, låta dem testa. Vi finns där för att hjälpa dem se och kräva reflektion. Att lära över tid, skapa egna erfarenheter.

Så givande och så krävande. Verktygen i sig är ett stöd. Det är i tillämpningen den verkliga skillnaden visar sig. Det syns inte på ett papper eller i en rapport. Det syns i ögonen på de som utforskar sin vardag ur nya perspektiv. Det hörs på rösten då de berättar om vad de upptäckt. OM ni bara vågar och vill lära på djupet kommer upplevelsen av en lärande organisation hand i hand med resultaten.